Een back-up die je een keer hebt teruggezet
Bijna iedereen heeft een back-up. Veel minder mensen hebben ooit geprobeerd er iets uit terug te halen. Dat verschil merk je op het moment dat je het niet wilt merken.
Er zijn drie vragen, en ze zijn allemaal makkelijk te beantwoorden zodra je ze een keer stelt: hoe vaak wordt er een kopie gemaakt, staat er een kopie buiten je eigen omgeving, en heb je een herstel getest.
De derde is de enige die bewijs oplevert. De eerste twee zijn instellingen, de derde is een proef.
Vaststellen hoe vaak er een back-up wordt gemaakt
De vraag achter de frequentie is: hoeveel werk mag je kwijtraken. Een dag is voor de meeste kleine bedrijven de goede grens. Een week niet, want dan ben je een week facturen kwijt.
Zoek op wat er nu is ingesteld en schrijf het op. Bij Microsoft 365 en Google Workspace is dat vaak niet wat mensen denken: die bewaren verwijderde bestanden een tijdje, maar dat is geen back-up. Een gijzeling versleutelt ook wat er in de cloud staat.
Leg naast de frequentie ook vast hoe lang je de kopieën bewaart. Bij een gijzeling merk je het soms pas na weken, en dan heb je aan een kopie van gisteren niets.
- 01Zoek in je back-upsoftware of bij je IT-partner op hoe vaak er nu wordt gedraaid.
- 02Bepaal hoeveel werk je maximaal kwijt mag raken, meestal een dag.
- 03Zoek op hoe lang de kopieën blijven staan. Dertig dagen is een gangbaar minimum.
- 04Schrijf allebei de getallen op, met de datum erbij.
Een kopie buiten de eigen omgeving inrichten
Een back-up op een schijf naast de server is geen back-up. Bij brand, diefstal of een gijzeling gaat hij mee. Precies de gevallen waarvoor je hem hebt.
Buiten je eigen omgeving betekent: een andere locatie, of een dienst waar je met een apart account bij komt. Het punt is dat wie jouw netwerk overneemt, niet ook meteen de kopie kan wissen.
Draait alles al in Microsoft 365 of Google Workspace, dan is een aparte back-updienst voor die omgeving de gebruikelijke oplossing. Er zijn meerdere aanbieders; welke je kiest is minder belangrijk dan dat de kopie los staat van het account waarmee je dagelijks werkt.
- 01Ga na waar de huidige kopie fysiek staat.
- 02Zorg dat er een kopie is die niet met je gewone beheeraccount te wissen is.
- 03Zet op die kopie een eigen wachtwoord met tweestapsverificatie.
- 04Noteer waar de kopie staat en wie erbij kan.
Wat je opdrachtgever hierover kan vragen: De vraag die een inkoper stelt is niet "maken jullie back-ups". Het is "waar staat de kopie en wie kan hem wissen".
Vastleggen hoe het bedrijf doorwerkt bij langdurige uitval
Artikel 21 noemt naast back-ups ook herstelplannen en crisisbeheer. Dat tweede deel gaat niet over techniek maar over je bedrijf: als de systemen dagen plat liggen, wie belt dan wie, en wat kan er ondertussen door.
Voor een bedrijf van twaalf man is dit een A4, geen draaiboek. Drie dingen erop: wie er belt en met welk nummer, welk werk op papier of telefonisch door kan, en welk werk gewoon stilligt. Dat laatste mag er eerlijk op staan.
Vraag je grootste opdrachtgever hoe lang hij het zonder jou volhoudt. Dat getal bepaalt hoeveel moeite dit waard is, en het is precies de vraag die hij zelf ook moet beantwoorden.
Bewaar het A4 op een plek die ook zonder IT te vinden is. Een continuiteitsplan dat alleen in de gedeelde map staat, is bij een gijzeling onbereikbaar.
- 01Zet op een A4 wie er belt, wat door kan en wat stopt.
- 02Vraag je grootste opdrachtgever hoe lang hij het volhoudt.
- 03Print het en leg het ergens waar je er zonder computer bij kunt.
Een herstel uit back-up testen en de uitkomst vastleggen
Dit is het punt met de meeste waarde en de minste moeite. Je zet een map terug, je kijkt of hij klopt, en je schrijft op hoe lang het duurde.
Doe het met echte gegevens die je herkent, niet met een testbestand. Een testbestand van een kilobyte bewijst dat de knop werkt, niet dat je facturen er nog zijn.
De tijd is het interessante deel. Bijna iedereen onderschat hoe lang een volledig herstel duurt. Weet je dat het twee dagen kost, dan weet je ook wat je je opdrachtgever kunt beloven.
Herhaal het een keer per jaar, en noteer elke keer de datum en de uitkomst. Dat lijstje is het bewijs; de back-up zelf kun je niet laten zien.
- 01Kies een map met echte bestanden van vorige maand.
- 02Zet hem terug op een andere plek, zodat je niets overschrijft.
- 03Open twee of drie bestanden en kijk of ze kloppen.
- 04Noteer de datum, wat je terugzette, hoe lang het duurde en of het lukte.
- 05Zet een herhaling in de agenda voor over een jaar.
Je opdrachtgever vraagt niet of je het hebt geregeld. Hij vraagt of je het kunt laten zien, want hij moet het zelf vastleggen. De gratis check laat zien waar het bij jou openstaat. Twee minuten, geen betaalgegevens.
Vragen en antwoorden
- Is Microsoft 365 of Google Workspace zelf al een back-up?
- Nee. Die diensten bewaren verwijderde bestanden een beperkte tijd in een prullenbak, en dat is iets anders dan een back-up. Wordt je account overgenomen of raakt alles versleuteld door een gijzeling, dan gaat wat daar staat mee. Een aparte back-updienst voor die omgeving is de gebruikelijke oplossing.
- Hoe vaak moet ik een herstel testen?
- Een keer per jaar is voor een klein bedrijf voldoende, en verder na elke grote wijziging in je systemen. Wat telt is dat je de datum en de uitkomst opschrijft: een test die nergens staat, kun je niet laten zien.
- Wat moet ik precies opschrijven na een hersteltest?
- De datum, wat je hebt teruggezet, hoe lang het duurde en of het gelukt is. Vier regels. Ging er iets mis, schrijf dat ook op, want dat is de nuttigste regel van het hele lijstje.
- Moet de back-up buiten de deur staan?
- Hij moet losstaan van de omgeving die hij beschermt. Dat kan een andere locatie zijn of een dienst met een apart account. Het punt is dat iemand die je netwerk overneemt, niet ook de kopie kan wissen.
- Hoeveel gegevens mag ik kwijtraken?
- Dat bepaal je zelf, en je legt het vast. Voor de meeste kleine bedrijven is een dag de grens: je maakt dagelijks een kopie en accepteert dat je in het slechtste geval een dag werk overdoet. Zeg dat getal ook tegen je opdrachtgever, dan weet hij waar hij aan toe is.