Een keer per jaar kijken of het nog klopt
Deze maatregel gaat niet over nieuwe dingen doen. Hij gaat over nakijken of wat je vorig jaar hebt opgeschreven, nog waar is.
Dat is precies waar het bij de meeste bedrijven misgaat. Het dossier wordt een keer gemaakt, gaat naar de opdrachtgever, en verdwijnt in een map. Een jaar later staat er van alles in dat niet meer klopt, en dat merkt de opdrachtgever eerder dan jij.
Een ronde van een dagdeel per jaar houdt het levend.
Dit dossier over twaalf maanden opnieuw langslopen
Zet nu een afspraak in de agenda voor over twaalf maanden, met de bijlagen erbij. Een voornemen zonder datum is over een jaar niets.
Loop drie dingen langs: wat er van het plan van aanpak af is, wat er in het bedrijf is veranderd, en of de antwoorden uit de intake nog kloppen. Nieuwe mensen, een ander pakket, een andere IT-partner, een verhuizing.
Kijk ook terug op wat er is misgegaan. Was er een incident, dan is dat het waardevolste materiaal dat je hebt: wat ging er mis, hoe merkten we het, wat doen we nu anders.
Laat daarna een nieuwe versie van het dossier maken. Dan staat er weer een actuele datum op en zijn de bijlagen in lijn met hoe het bedrijf er nu bij staat. Bij Ketenborg kost een nieuwe versie €195 exclusief btw, en dat gebeurt alleen als jij erom vraagt: er wordt niets automatisch afgeschreven.
Schrijf de uitkomst op, ook als er niets is veranderd. Nagekeken op die datum, niets gewijzigd, is een geldige uitkomst. Niets opschrijven is dat niet.
- 01Zet nu een afspraak in de agenda voor over twaalf maanden.
- 02Loop het plan van aanpak langs: wat is af, wat niet, en waarom niet.
- 03Kijk wat er in het bedrijf is veranderd sinds de vorige ronde.
- 04Neem de incidenten van het afgelopen jaar door.
- 05Laat een nieuwe versie van het dossier maken en noteer de datum van de ronde.
Wat je opdrachtgever hierover kan vragen: Een inkoper kijkt als eerste naar de datum op het document. Een stuk van twee jaar oud leest hij als: hier is sindsdien niemand meer naar gaan kijken.
Je opdrachtgever vraagt niet of je het hebt geregeld. Hij vraagt of je het kunt laten zien, want hij moet het zelf vastleggen. De gratis check laat zien waar het bij jou openstaat. Twee minuten, geen betaalgegevens.
Vragen en antwoorden
- Hoe vaak moet ik mijn beveiliging beoordelen?
- Een keer per jaar is voor een bedrijf van deze omvang genoeg, plus een extra ronde na een incident of een grote wijziging. Zet er een datum en een naam onder, want de beoordeling zelf is niet zichtbaar, alleen wat je erover opschrijft.
- Moet ik een externe partij laten controleren?
- Voor een klein bedrijf is dat meestal niet proportioneel. Je loopt zelf de bijlagen en het plan van aanpak langs en schrijft de uitkomst op. Vraagt een opdrachtgever expliciet om een externe toets, dan is dat een contractvraag en geen wettelijke.
- Wat als er niets is veranderd?
- Dan schrijf je dat op: nagekeken op deze datum, geen wijzigingen. Dat is een geldige uitkomst en het is aantoonbaar. Niets opschrijven ziet er een jaar later precies hetzelfde uit als niet gekeken hebben.
- Hoe oud mag een dossier zijn voor mijn opdrachtgever?
- Daar is geen vaste termijn voor. In de praktijk kijkt een inkoper naar de datum en gaat hij bij een stuk van meer dan een jaar oud doorvragen. Een jaarlijkse versie voorkomt dat gesprek.
- Wat kost een geactualiseerde versie van het Ketendossier?
- €195 exclusief btw per keer, zonder tijdslimiet: wie ooit eerder kocht, betaalt dat bedrag ook vier jaar later. Het is geen abonnement en er wordt niets automatisch afgeschreven; je betaalt alleen als je zelf om een nieuwe versie vraagt.